Scandienstleister bieten die digitale Archivierung an. Jene ist eine technische hochmoderne Form von Ablage. Die Scandienstleister sind Profis auf diesem Gebiet. Einrichtungen oder auch nationalstaatlichen Organisationen versuchen die Ablage, so überblickbar wie denkbar zu kreieren. Die Scandienstleister sind verantwortlich für die digitale Archivierung von festgelegten Unterlagen. Das Gesetz gibt vor, dass es für beispielsweise Rechnungen, eine Archivierungspflicht gibt. Das kann durchaus bis zu Zehn Jahren sein. Hat man eine durchschnittliche Altregistratur, kann sich das eventuell als überaus aufwändig entpuppen. Zu Anfang muss man ein gutes Ordnungsprinzip entwickeln, wo kann was hin. Kurz gesagt es ist schlichtweg schwerfällig und zudem umständlich, sich darin zurechtzufinden. Die Problembeseitigung ist der Service der Scandienstleister. Das heißt digitale Archivierung.
Was die digitale Archivierung letzten Endes beinhaltet ist Folgendes: es handelt sich dabei um eine verzeichnis geschützte Aufbewahrung der wichtigen oder auch unwichtigen Betriebsinternen Unterlagen. Die digitale Archivierung ist die Problemlösung um Ordnung in Altablagen zu schaffen. Zum anderen hilft die digitale Archivierung, überaus Geld einzusparen. Dazu kommen oftmals die Spesen für den Speicher der Akten, weil die entfallen anhand solch einer elektronischen Archivierung. Schlussendlich ist es auch eine Frage der Aufwands Ersparnis, denn Ablagerung ist wieder und wieder ein zeitklauendes Unterfangen. Selbst die Suche nach einem Dokument kann durchaus schon lange andauern, bei der digitalen Archivierung sind es nur Sekunden, bis man den Prozess auf dem Display hat.
Das schöne an der digitalen Speicherung über Dienstleister ist, fast jedes Dokument lässt sich heutzutage mühelos scannen. Bei solch einer Archivierung können die entsprechenden Unterlagen eingescannt und mithilfe einer extra dafür entwickelten Software digital konvertiert. Für den Scanvorgang gibt es unterschiedliche Scanner, für den Ablauf oder jedes Schriftstück den speziellen Scanner. Für den Fall, dass bislang Mikrofilme für das Archiv verwendet wurden, ist das überhaupt kein Problem, denn durch einen speziellen Prozess können diese Mikrofilme digitalisiert werden. Danach hat man den Vorteil, dass die Daten erheblich besser gelesen werden können. Für das digitale Archivieren von Mikrofilmen gibt es spezielle Mikrofilm Scanner, die diesen Ablauf möglich machen.